Η ηλεκτρονική τιμολόγηση είναι ένας θεσμός που έχει ήδη παρουσία στην Ελλάδα. Ωστόσο, μέχρι τώρα εναπόκειται στην κάθε εταιρεία ξεχωριστά να αντιληφθεί τα πλεονεκτήματά της και να την υιοθετήσει στις συναλλαγές της. Σύντομα αυτό πρόκειται να αλλάξει. Όπως έχουν ανακοινώσει το Υπουργείο Οικονομικών και η Ανεξάρτητη Αρχή Δημοσίων Εσόδων, το e-invoicing θα γίνει υποχρεωτικό άμεσα στις συμβάσεις του δημοσίου τομέα, κάτι που θα περάσει και στον ιδιωτικό τομέα. Ο στόχος είναι η υποχρεωτική εφαρμογή της ηλεκτρονικής τιμολόγησης και της ηλεκτρονικής τήρησης βιβλίων στον ιδιωτικό τομέα από 1/1/2020.
Ας ξεκινήσουμε ξεκαθαρίζοντας κάποια βασικά ζητήματα σχετικά με το είναι το e-invoicing, αλλά και τα πλεονεκτήματά του για τις επιχειρήσεις και τους πελάτες τους.
Όταν μιλάμε για e-invoicing αναφερόμαστε στην ανταλλαγή ενός ηλεκτρονικού τιμολογίου μεταξύ του προμηθευτή και του πελάτη. Το e-invoicing είναι ένα τιμολόγιο που έχει εκδοθεί, αποσταλεί και παραληφθεί με συγκεκριμένη τυποποιημένη μορφή, η οποία επιτρέπει την αυτόματη και ηλεκτρονική επεξεργασία του, όπως έχει καθοριστεί επίσημα με την οδηγία 2014/55/EU.
Ένα ηλεκτρονικό τιμολόγιο περιέχει δεδομένα από τον προμηθευτή σε τέτοια μορφή ώστε να μπορεί να εισαχθεί στο Account Payable (AP) σύστημα του πελάτη, χωρίς να απαιτείται χειροκίνητη εισαγωγή. Σε σύγκριση με τα ηλεκτρονικά τιμολόγια, τα έντυπα τιμολόγια διαθέτουν τρία χαρακτηριστικά που τα διαφοροποιούν:
• Περιέχουν στοιχεία όπως ποσά, περιγραφές και ποσότητες.
• Επεξεργάζονται τα δεδομένα σε οπτική μορφή, σε έντυπο και μπορούν να διαβαστούν χειροκίνητα.
• Υφίστανται σε φυσική μορφή, προκειμένου οι ενδιαφερόμενοι να μπορούν να τα παραδώσουν και να τα διαχειριστούν.
Σε αντίθεση, οι ψηφιακές εικόνες, τα αρχεία PDF και άλλες ψηφιακές μορφές τιμολογίων (που δεν ανήκουν στην κατηγορία των e-invoices) δεν διαθέτουν καμία από τις προαναφερθείσες ιδιότητες, με αποτέλεσμα οι χρήστες τους να μπορούν να τα διαχειριστούν και να τα αρχειοθετήσουν πολύ αποτελεσματικότερα από το χαρτί. Και αυτές όμως οι ψηφιακές μορφές τιμολόγησης απαιτούν από τους κατόχους να διαβάσουν τα δεδομένα τους και στη συνέχεια να προχωρήσουν σε χειροκίνητη εισαγωγή των δεδομένων αυτών στα συστήματα AP.
Τα e-invoices τώρα περιέχουν δεδομένα αποκλειστικά σε δομημένη μορφή και μπορούν να εισαχθούν αυτόματα στα συστήματα AP. Δεν περιλαμβάνουν μια οπτική αναπαράσταση των δεδομένων του τιμολογίου, παρόλο που ο κάτοχός τους μπορεί να τα επεξεργαστεί προσωρινά κατά τη διάρκεια της μεταφοράς τους σε οπτικά πρότυπα. Όσον αφορά τα e-invoices, το οπτικό είναι κάτι δευτερεύον, μιας και ο σκοπός του αυτοματισμού είναι να μη χρειάζεται να δει κάποιος το τιμολόγιο, εκτός από εξαιρετικές περιπτώσεις.
Μια οπτικοποιημένη, αναγνώσιμη από άνθρωπο έκδοση του τιμολογίου μπορεί να δημιουργηθεί για λόγους ανάγνωσης, αλλά δεν θεωρείται μέρος του ίδιου του τιμολογίου.
Τι δεν είναι λοιπόν τα e-invoices:
• Μη δομημένα δεδομένα που εκδίδονται σε μορφή PDF ή Word.
• Αρχεία εικόνας, όπως είναι τα JPG ή τα TIFF.
• Μη δομημένα τιμολόγια HTML σε Web pages ή σε email.
• OCR – σκαναρισμένα έντυπα τιμολόγια
• Έντυπα τιμολόγια απεσταλμένα με τη μορφή αρχείου εικόνας, μέσω fax
Η λειτουργία των e-invoices απαιτεί δύο βασικές λειτουργίες:
• Το e-invoice θα πρέπει να δημιουργηθεί με τη σωστή δομή.
• Το e-invoice θα πρέπει να μεταφερθεί από το σύστημα του πωλητή σε εκείνο του αγοραστή.
Το πρότυπο για τα e-invoices, δηλαδή το EN16931, σύμφωνα με τις οδηγίες της Ε.Ε., καθορίζει επακριβώς τη δομή τους, καθώς και τις ποικίλες επιλογές για τη μετάδοσή τους.
Είναι αδύνατον για μια επιχείρηση να επιτύχει υψηλότερο βαθμό αποτελεσματικότητας στις διεργασίες που αφορούν τις συναλλαγές χωρίς να υιοθετήσει το e-invoicing. Σύντομα θα είναι αδύνατον να επιβιώσει, και βέβαια να αναπτυχθεί, στις αγορές B2G και B2B χωρίς δυνατότητες e-invoicing.
Πλεονεκτήματα του e-invoicing
Ας δούμε αναλυτικότερα κάποια από τα βασικά πλεονεκτήματα της ηλεκτρονικής τιμολόγησης για τους προμηθευτές και τους πελάτες τους.
Για τους πελάτες
Ο περισσότερος κόσμος πιστεύει πως οι πελάτες είναι τελικά εκείνοι που αποκομίζουν τα περισσότερα οφέλη από τα e-invoices, σε σχέση με τους προμηθευτές. Αυτό διότι ο πελάτης εκμεταλλεύεται την οικονομία κλίμακας κατά την επεξεργασία μεγάλου όγκου τιμολογίων ηλεκτρονικά. Ανάμεσα στα βασικά πλεονεκτήματα για τους πελάτες είναι τα ακόλουθα:
Μειωμένες δαπάνες: Χάρη στην εξάλειψη της ανάγκης ταξινόμησης, της εγγραφής και της χειροκίνητης εισαγωγής δεδομένων στα έντυπα τιμολόγια, η διαδικασία ηλεκτρονικής τιμολόγησης έχει ως αποτέλεσμα εξοικονόμηση της τάξης του 60-80%.
Αυξημένη ακρίβεια: Η ηλεκτρονική μορφή των τιμολογίων επιτρέπει την άμεση επεξεργασία των κρίσιμων επιχειρηματικών δεδομένων στα συστήματα AP, χωρίς να απαιτείται η χειροκίνητη παρέμβαση που εγκυμονεί λάθη.
Αυξημένη παραγωγικότητα: Δεδομένης της αυξημένης ακρίβειας, η εργασία που απαιτείται για να διορθωθούν τα όποια λάθη μειώνεται σημαντικά. Επιπρόσθετα, στην περίπτωση που η επιχείρηση υιοθετήσει το ηλεκτρονικό τιμολόγιο, παρατηρείται σαφώς μικρότερος όγκος κλήσεων στα τηλεφωνικά κέντρα των AP.
Ταχύτερη επεξεργασία και κύκλος πληρωμών: Το e-invoicing μπορεί να αυτοματοποιήσει πλήρως τη διαδικασία λήψης, δρομολόγησης και έγκρισης του τιμολογίου. Το αποτέλεσμα είναι η ταχύτερη επεξεργασία των τιμολογίων, το οποίο συνεπάγεται έγκαιρες πληρωμές, αποφυγή καθυστερημένων οφειλών, ενώ προσφέρει τη δυνατότητα και συμφωνημένων μέσω συμβολαίου εκπτώσεων.
Επικέντρωση σε σημαντικές δραστηριότητες: Το προσωπικό της επιχείρησης θα απελευθερωθεί από τις χρονοβόρες εργασίες εισαγωγής δεδομένων που είναι χαμηλής αξίας, προκειμένου να επικεντρωθεί σε στρατηγικές εργασίες όπως είναι το auditing και η αξιολόγηση των τιμολογίων.
Βελτίωση και αποφυγή διαφορών στα τιμολόγια: Ο διαφορές τιμολογίων μπορεί να απαιτήσουν σημαντικά χρηματικά ποσά προκειμένου να επιλυθούν, με αποτέλεσμα προβλήματα στην εφοδιαστική αλυσίδα. Όσο ταχύτερες και πιο ακριβείς θα είναι οι πληρωμές τόσο περισσότερο θα μειωθεί ο αριθμός των κλήσεων από προμηθευτές που θα ρωτούν σχετικά με την κατάσταση των πληρωμών ή θα έχουν αντιρρήσεις σχετικά με τα ποσά πληρωμής.
Καλύτερες σχέσεις με τους προμηθευτές: Μια αποτελεσματική διαδικασία πληρωμής θα αποτελέσει τον ακρογωνιαίο λίθο για μια στρατηγική σχέση με τους προμηθευτές. Αυτό θα έχει ως αποτέλεσμα καλύτερη συνεργασία, διασφαλίζοντας και ποιοτικότερο customer service, σταθερή εφοδιαστική αλυσίδα και κερδοφορία.
ΠΗΓΗ https://biztech.gr